آئين‌نامه داخلي شوراياري‌ها
ایجاد انسجام گروهي در شوراياري‌ها به عنوان نهادي مردمي و متنوع
مقدمه
ايجاد انسجام گروهي در شوراياري‌ها به عنوان نهادي مردمي و متنوع، ساماندهي تشكيلات و ارتباطات آنها و تقسيم كار مناسب بين اعضاء نيازمند راهكاري است كه گردش كار و روش تعامل آنها با يكديگر و با ستاد شوراياري را تعريف و مشخص نمايد. همچنين ايجاد و مشخص كردن مناسبات اداري در شوراياران براساس قواعد و ضوابط در كارآمدي و فعاليت مطلوب‌تر اعضاي شوراياري مؤثر خواهد بود. بر اين اساس «آئين‌نامه داخلي شوراياران» به عنوان مبناي تقسيم كار اداري، شرح وظايف و گردش كار و نحوه تعامل اعضاء به شرح زير توسط ستاد هماهنگي شوراياري تهيه و به تصويب مي‌رسد.
ماده 1 ـ مفاهيم و تعاريف
در اين آئين‌نامه به جاي هر يك از واژه‌هاي زير عنوان خلاصه شده مقابل آنها به كار برده مي‌شود:
شوراي اسلامي شهر بجنورد: شورا
ستاد هماهنگي و اجرايي شوراياران: ستاد
شوراياري محله: شوراياري
اعضاي شوراياري محله: اعضاء
ماده 2 ـ تعداد اعضاء و نحوه حضور اعضاء در جلسات
بند 1 ـ شوراياري متشكل از 5 نفر عضو اصلي و 2 نفر عضو علي‌البدل مي‌باشد.
بند 2 ـ جلسات شوراياري با حضور حداقل 4 نفر از اعضاي اصلي تشكيل و رسميت مي‌يابد.
بند 3 ـ حضور اعضاي علي‌البدل در جلسات شوراياري بلامانع است ولي در صورت حضور مكفي اعضاي اصلي از حق رأي برخوردار نيستند.
بند 4 ـ در صورت عدم نصاب لازم براي تشكيل جلسات (نصاب لازم 4 نفر اصلي) با حضور اولين عضوعلي‌البدل جلسه رسميت داشته و عضو علي البدل حق رأي دارد.
بند 5 ـ مصوبات شوراياري با رأي موافق نصف بعلاوه يك اعضاي حاضر معتبر مي‌باشد.
بند 6 ـ تعداد جلسات ماهيانه شوراياري‌هاي محله‌ها براساس اولويت‌هاي محلي و حجم مسائل و نيازها و تشخيص اعضاء مي‌باشد اما حداقل هر شوراياري موظف است در طول هر ماه 2 بار جلسه رسمي داشته باشد.
تبصره ـ با توجه به ساختار مردمي نهاد شوراياري توصيه مي‌شود حتي‌الامكان جلسات شوراياري با حضور همه اعضاي اصلي و علي‌البدل شوراياري تشكيل و زمينه بهره‌گيري از نظرات و ديدگاههاي همه اعضاء فراهم شود.
بند 7 ـ چنانچه غيبت غيرموجه هر كدام از اعضاء اصلي در طول دوره 2 ساله از 4 جلسه متوالي و 6 جلسه غيرمتوالي بيشتر شود مطابق آئين‌نامه انضباطي عضويت فرد در شوراياري‌ها به تعليق درخواهد آمد.
ماده 3ـ شرايط و چگونگي انتخاب مسئولين شوراياري
بند 1 ـ سپردن برخي از مسئوليتهاي داخلي شوراياري با هدف انضباط و انسجام بيشتر اعضاء و نه به منظور ايجاد تشكيلات سلسله مراتبي است.
بند 2 ـ تقسيم كار در شوراياري به اين صورت است كه در هر محله با رأي اعضاي اصلي از بين اعضاي اصلي شوراياري يك نفر به عنوان دبير و يك نفر به عنوان منشي شوراياري انتخاب مي شود. جلسه انتخاب مسئولين فوق الذكر با حضور همه اعضاي اصلي رسميت خواهد داشت و براي تصدي اين مسئوليتها كسب رأي اكثريت (نصف بعلاوه يک) لازم است.
تبصره 1 ـ انجام مكاتبات و اقدامات اجرايي مربوط به مسئوليتهاي فوق‌الذكر پس ازتأييد و تصويب اعضاي شوراياري خواهد بود.
تبصره 2 ـ لازم است شوراياران در اولين فرصت دبیر و منشی شورایاری محله خود را انتخاب نموده و نسبت به معرفی آنان به ستاد، اقدام لازم صورت گیرد. مدت فعالیت دبیر و منشی شورایاری، یک سال خواهد بود که پس از پایان این مدت، نسبت به انتخاب دبیر و منشی جدید، مجددا انتخابات انجام خواهد شد.
تبصره 3 ـ كانديداهاي دبيري شوراياري لازم است شرايط لازم از جمله توان تحصيلي و تجربي متناسب، داشتن فرصت كافي براي پيگيري امور محوله و حسن اعتماد اعضاء شوراياري را دارا باشند.
ماده 4 ـ وظايف دبير شوراياري :
ــ پيگيري مكاتبات، مصوبات و نامه هاي شوراياري باهماهنگي ستاد و همچنين ارسال صورتجلسات به ستاد با امضاء دبير و مهر شوراياري.
ــ انتقال مشكلات و نارسائيها و همچنين پيشنهادهاي شوراياري به ستاد.
ــ حضور در جلسات و نشستهايي كه بنا به ضرورت توسط ستاد و يا دستگاههاي ديگر تشكيل مي شود.
ــ برنامه ريزي براي حضور منظم اعضاء در جلسات شوراياري و ستاد
ــ پيگيري مسائل و مشكلات شوراياران در سطح منطقه و عضويت و همكاري با شوراي دبيران هر منطقه
ــ تنظيم دستور جلسات شوراياري با هماهنگي اعضاء و براساس اولويت ها.
ـ نگهداري مهر و سربرگ شوراياري و استفاده قانونمند از آن جهت مكاتبات مصوب شوراياران و تأييد برخي از استشهادهاي محلي در چارچوب وظايف و اختيارات شوراياران.
ــ هرگونه هزینه کرد از محل کارت اعتباری محله و یا کمکهای ساکنین و ... می بایست با اطلاع اعضای اصلی بوده و صورتجلسه گردد.
ــ رابط و هماهنگ كننده امور شوراياري محله با ستاد.
ــ هماهنگی با شورایاران در خصوص شرکت افراد واجد شرایط در کمیته های تخصصی ستاد.
ــ انتقال تخلفات احتمالي اعضاء شوراياري مطابق آئين نامه انضباطي به ستاد (بصورت محرمانه).
ماده 5 ـ وظايف منشي شوراياري :
ــ تنظيم دستور جلسات شوراياران با هماهنگي دبير و اعضاء و قرائت آن در شروع جلسات.
ــ ثبت حضور و غياب اعضاء شوراياري.
ــ تنظيم زمان جلسات شوراياري.
ـ نگارش مذاكرات اعضاء و تنظيم آن در قالب صورتجلسه اي شامل اسامي اعضاء حاضر و غايب، دستورجلسه، ميهمانان و مدعوين و خلاصه مفيدي از تصميمات و مصوبات.
ــ تشكيل پرونده مشخصات هر كدام از اعضاء.
ــ نگهداري کارت اعتباری محله، مدارك، نامه ها و اسناد شوراياري، ثبت و شماره گذاري نامه ها ي وارده و صادره.
ــ اعلام اسامي غائبين و متأخرين شوراياري هر 2 ماه يكبار به دبير براي گزارش به ستاد.
ــ ثبت، نگهداري و نظارت بركليه اموال، لوازم اداری شوراياري.
ــ هزینه کرد لوازم مورد نیاز و ... شوراياري از محل کارت اعتباری محله.
ــ تنظيم و تحويل اسناد هزينه هاي مربوط به شوراياري به ستاد.
ــ شناسائي و معرفي كمكها و امكانات محلي مردمي جهت تأمين هزينه هاي شوراياري.
تبصره ـ دبیر و منشی مسئولیت کارت اعتباری محله را با موجودی واریزی خواهند داشت و تخصص و تجربه لازم را در امو رمالي و حسابداري داشته باشند و از صفت امانتداري و انضباط برخوردار باشند.
ماده 6 ـ چگونگي گردش كار و مكاتبات شوراياران:
بند 1- شوراياري ها براي ثبت مذاكرات و مصوبات خود لازم است دفتر صورتجلسه داشته و منشي شوراياري موظف است مباحث و مذاكرات و نحوه حضور و غياب اعضاء را ثبت و صورتجلسه به امضاء حاضرين هر جلسه برسد.
بند 2- كليه نامه ها و مكاتبات ارسالي از سوي شهروندان يا نهادها و سازمانها بايد در دفتر مراسلات شوراياري ثبت، شماره گذاري و سپس در دستور كار قرارگيرد.
بند 3- پس از طرح نامه ها و موضوعات به عنوان دستور جلسات در نشست اعضاء و دريافت نظريه اعضاء، مكاتبات لازم با ستاد جهت پيگيري و اجراي مصوبه شوراياري توسط دبير صورت خواهد گرفت.
بند 4- دبير شوراياري موظف است يك نسخه از صورتجلسه، نامه ها و مكاتبات را به ستاد شوراياري ارسال نمايد.
بند 5 - ارتباط شوراياري ها با ستاد، شهرداریها و سازمانهای وابسته، توسط دبير خواهد بود.
بند 6 - در خواستها و پیگیرهای لازم محله در خصوص انجام کارهای مربوط به شهرداری و سازمانهای تابعه از طریق دبیر شورا با معاونت اجرایی شهرداری هر منطقه خواهد بود.
بند 7- دبير شوراياري به عنوان نماينده شوراياران در جلسات نهادها و سازمانها شركت مي نمايد و ضمن طرح جمع بندي مسائل شوراياري محله خود موظف است نتايج مذاكرات و تصميمات را به اطلاع همه اعضاء برساند.
ماده 7 ـ اين آئين نامه شامل يك مقدمه، 7 ماده، 16 بند و 5 تبصره در جلسه مورخ 17/10/90 ستاد هماهنگي و اجرايي شوراياري بررسي و به تصويب رسيد و پس از تصويب و ابلاغ لازم الاجراست.
تصويب كننده:
اعضاى ستاد هماهنگى و اجرايى شورايارى شوراى اسلامى شهر بجنورد