ابتدا بهتر است تعریف خلاصه ای از تفریغ بودجه داشته باشیم که بنا به معنای مندرج در فرهنگ های فارسی عمید و معین به معنای فارغ ساختن ، آماده کردن و خالی کردن ظرف است . در عمل نیز تفریغ بودجه نتیجه نهایی نظارت بعد از خرج می باشد ؛ در تفریغ بودجه به دنبال تطبق یا عدم تطبق عملیات انجام شده توسط مجری (دولت یا نهاد شبه دولتی) بر مبنای محاسبات پیش بینی شده هستیم . به عبارت دیگر تفریغ بودجه آیینه تمام نمای تحقق بودجه بوده و یک نوع حسابرسی کلی عملیات مالی است .
هدف از تفریغ بودجه در وهله اول کنترل دقیق اعتبارات مکتسبه یا اعطایی به دستگاه های اجرایی نسبت به هزینه های انجام شده از نظر کمی می باشد که اگر چنین فرآیندی دقیق و علمی صورت پذیرد چه بسا می توان در برنامه ریزی های آینده نیز بهره کافی را برد و بر اساس همین گزارش و فرآیند به راحتی می تواند مدیریت دستگاه متبوع را به نحو احسن در دست گرفت و چه بسا درصورت لزوم به جابجایی عمده و اساسی در اعتبارات امور و فصول و برنامه ها ، چنین امکانی به راحتی مقدور می گردد و این مهم زمانی حاصل خواهد شد که بتوان تفریغ بودجه را صحیح انجام داد که همان انطباق و مقایسه هزینه و درآمدها با سیاست ها و اهداف پیش بینی شده در ارگان مورد نظر است . بدیهی است زمانی می توان مقایسه ای بین هزینه های انجام شده و درآمد های تحقق شده داشت که حتماً گزارشگیری تفصیلی از سرفصلهای هزینه ای داشت که قاعدتاً این سرفصل ها در پیش بینی بودجه تعریف و اعتبار کافی بدان اختصاص یافته است .
در تفریغ بودجه به دنبال شناسایی مغایرتها و تحلیل علت مغایرتها هستیم تا بتوان پیش بینی سال های آتی را با خطای کمتری انجام داد.
با توجه به توضیحات فوق می توان به اهمیت بررسی دقیق بودجه در شوراهای اسلامی شهر در خصوص بودجه شهرداری پی برد و می توان اذعان نمود که یکی از مهمترین وظایف شورا بررسی تخصصی و دقیق تفریغ بودجه است که گاهاً مشاهده می شود این فرآیند به چالشی بین شهرداری و شورا تبدیل می شود که این موضوع مسائلی نیست که خدای ناکرده به شائبه اختلاف بین شورا و شهرداری تبدیل شود ؛ بلکه برگزاری جلسات چالشی در راستای تایید یا رد تفریغ بودجه موید سلامت حوزه کاری اعضای شورا و شهرداری می باشد .
در راستای تحقق این امر می توان با اجرای برنامه های ذیل فرآیند بررسی تفریغ بودجه و حدوث حاشیه های احتمالی بین شورا و شهرداری در این فرآیند را به حداقل رسانید.
1- راه اندازی مرکز آمار و پژوهش در شورا یا شهرداری که یکی از فعالیت های اصلی اش می تواند بررسی دقیق مراکز هزینه ای و درآمدی شهرداری بوده که این تحقیق می تواند بر اساس بررسی وضعیت هزینه و درآمد سنوات گذشته شهرداری و تامل عمیق بین معاونت مالی و اداری – معاونت عمرانی - معاونت برنامه ریزی شهرداری با کمیسیون برنامه و بودجه شورا و همچنین به صورت تطبیقی و مقایسه ای با شهرهای هم تراز شهر مورد نظر نیز باشد که خروجی این مطاله پیش بینی نزدیک به واقعیت در کسب درآمدهای شهرداری و تهیه گزارشات واقعی در پیش بینی هزینه هاست که این پیش بینی دقیق تر در هزینه ها از بعد کمی و کیفی می تواند خطای تفریغ بودجه را به حداقل برساند .
2- راه اندازی دپارتمان مدیریت سیستم و پروژه که یکی از وظایفش می تواند کنترل انجام پروژه ها ازبعد کمی (فیزیکی)و هزینه ای باشد ؛ به عبارت دیگر وقتی پروژه ای اجرا می شود ابتدا فعالیتهای مرتبط با پروژه را به سرفصل های مختلف تقسیم و هزینه های هر سرفصل را جداگانه در نظر می گیریم (تهیه ساختار شکست هر فعالیت )که اگر چنانچه در حین انجام کار ، پیش بینی عملیات از نظر کمی (درصد پیشرفت فیزیکی ) با میزان پیش بینی شده تفاوت فاحشی داشت و یا بودجه پیش بینی شده جهت هر سرفصل انحراف قابل ملاحظه ای داشته ، موضوع سریعاً بابت تعیین و تکلیف به شورا ارجاع داده شود که همین تعامل ، شفافیت هزینه کردها را در پی خواهد داشت که در نتیجه بررسی تفریغ بودجه را راحت تر می کند ؛ از طرف دیگر اگر پیش بینی درآمد نیز محقق نگردد سریعاً می توان بر اساس اولویت بندی اینکه قبل از شروع هر پروژه برای آن تعریف کرده اند در خصوص انجام یا عدم ادامه انجام آن پروژه ها در سریعترین زمان ممکن تصمیم گیری کرد تا شاهد عقیم ماندن بسیاری از طرح ها نباشیم .
لذا امید است جهت شفافیت عملکرد شهرداریها علی الخصوص از بعد هزینه ای ، هر چه زودتر شاهد پیاده سازی مرکز آمار و پژوهش و دپارتمان مدیریت سیستم و پروژه در ساختار سازمانی شورا یا شهرداری باشیم تا یکی از عوامل اصلی بروز چالش و متاسفانه گاهاً تنش بین شورا و شهرداری حذف گردد که قطعاً می تواند بهره وری مدیریت شهری را حداقل تا 50 % افزایش دهد.
محمد حسن شادمهر
عضو کمیسیون برنامه و بودجه
شورای اسلامی شهر بجنورد